1.0 Objet
Le présent document vise à énoncer la politique de l'Université Laurentienne en matière d'acquisition d'archives non institutionnelles, à énoncer les principes, les objectifs et les critères d'application d'une telle politique et à préciser le rôle des divers intervenants.
2.0 Contexte législatif
Toutes les activités d'acquisition menées par les Archives de l'Université Laurentienne se font dans le respect des lois suivantes qui régissent la pratique archivistique en Ontario et au Canada.
2.1 Politiques et statuts institutionnels
2.1.1 L'énoncé de mission de la bibliothèque universitaire souligne l’engagement de celle-ci à répondre aux besoins de la clientèle en matière d'enseignement et de recherche.
2.1.2 Les directives concernant l'accès aux documents institutionnels et la protection des renseignements privés établissent les droits et obligations quant à la conservation, l'utilisation et la diffusion des documents produits par l'Université.
2.1.3 Le plan stratégique de l'Université énonce les domaines d'enseignement et de recherche qu'elle entend privilégier.
2.1.4 La politique relative à l'intégrité dans la recherche et les travaux d'érudition de l'Université établit les droits et obligations des chercheurs en matière d'utilisation, diffusion ou protection de renseignements et de données, et elle énonce les droits et obligations en matière de propriété intellectuelle.
2.2 Lois et règlements provinciaux
2.2.1 La Loi sur les Archives publiques (L.R.O. 2006, chap. 34) contient diverses dispositions concernant l'aliénation, l'élimination et la garde d'archives publiques et privées.
2.2.2. La Loi sur le patrimoine de l'Ontario (L.R.O. 1990, chap. O.18) contient certaines dispositions qui confèrent à la Fondation du patrimoine ontarien diverses responsabilités en matière d'évaluation et de conservation d'archives. Ceci peut en certaines occasions orienter les actions et interventions du centre d'archives de l'Université.
2.2.3 La Loi sur l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels (LR.O.1990, Chap. F.31) contient des articles qui doivent être considérés lors de l'acquisition d'archives en provenance d'organismes publics.
2.3 Lois et règlements fédéraux
2.3.1 La Loi de l'impôt sur le revenu du Canada (LRC 1985, ch. 1 (5e suppl) ) permet le dégrèvement fiscal suite à un don d'archives dites privées et en établit les modalités d'application.
2.3.2 La Loi sur le droit d'auteur (L.R.C. 1985, ch. C-42) établit les limites quant à l'utilisation, l'exploitation et aux modes de diffusion des archives. Celles-ci peuvent avoir une incidence sur les conventions d'acquisition.
2.3.3 La Loi sur la Protection des renseignements personnels, ( L.R.C.1985, ch. P-21 ) contient des articles qui doivent être considérés lors de l'acquisition d'archives en provenance d'organismes publics de niveau fédéral.
2.3.4 La Loi sur la Protection des renseignements personnels et les documents électroniques, ( L.C. 2000, ch. 5) établit les règles régissant la collecte, l'utilisation et la communication des renseignements personnels des client(e)s ou employé(e)s recueillis par le secteur assujetti à la réglementation fédérale dans le cadre d'activités commerciales.
2.3.5 Certains organismes subventionnaires fédéraux ont des règlements qui obligent les personnes qui bénéficient d'une aide financière à conclure une entente auprès d'un service d'archives pour y déposer les données produites dans le cadre de leur projet.
2.4. Lois et conventions de portée internationale
2.4.1. Conformément à la Loi sur l'exportation et l'importation de biens culturels, le Canada peut conclure des ententes internationales visant à contrer le commerce illicite de biens culturels.
2.4.2 De plus, le Canada adhère à la Convention de 1970 de l'UNESCO qui concerne les mesures à prendre pour interdire et enrayer l'importation, l'exportation et le transfert de propriété illicite de biens culturels. Ainsi, l'acquisition de fonds d'archives provenant d'autres pays peut en être modifiée ou influencée.
3.0 Définitions
Achat
Acte par lequel une partie appelée le vendeur consent à remettre à une partie appelée l'acheteur la propriété et les droits d'archives contre un paiement.
Acquisition
Activité par laquelle l'Université accroît ses fonds et collections d'archives. Les principaux modes d'acquisition sont l'achat, le dépôt, le don, le legs et le prêt.
Archives
1- Documents, quelles que soient leur date ou leur nature, produits ou reçus par une personne physique ou morale, pour ses besoins ou l'exercice de ses activités, qui sont conservés pour leur valeur permanente et qui constituent la mémoire organique et consignée de l'organisme ou de l'individu.
2- Une agence ou institution responsable de l’acquisition et conservation du matériel archivistique.Archives associées
Archives provenant d'une personne morale ou d'une personne physique dont les activités ou fonctions sont liées à l'Université ou dont les activités ont pris place à l'intérieur de l'Université.
Archives institutionnelles
Archives provenant des différentes instances et unités de l'Université Laurentienne.
Archives non-institutionnelles
Archives d'individus ou personnes morales autre que l'Université Laurentienne
Archives privées
Archives d'organisations, d’individus, d’organismes à but lucratif ou non lucratif qui ne relèvent pas d'instances gouvernementales. Se dit par opposition à « archives publiques ».
Archives publiques
Archives d'instances gouvernementales (tel qu'énoncé dans la Loi sur les archives publiques et dans la Loi sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels).
Calendrier de conservation
Document dans lequel sont énoncées les périodes minimum de conservation ainsi que la disposition finale pour chaque type de document produits ou créés par l'institution.
Collection
Réunion artificielle de documents de toute provenance, groupés en fonction de caractéristiques communes, ou dont la réunion est le fruit d'un choix délibéré ou du hasard.
Dépôt
Acte par lequel une partie appelée le déposant confie à l'autre partie appelée le dépositaire, des archives pour une période de temps indéterminée, le déposant conservant la propriété physique et intellectuelle des archives déposées.
Don
Acte par lequel le donateur se dépouille à titre gratuit de la propriété d'une chose en faveur du donataire, en l'occurrence l'Université Laurentienne.
Fonds d'archives
Ensemble des documents consignés de toute nature, réunis automatiquement et organiquement par tout corps administratif ou personne morale ou physique , dans l'exercice de ses activités ou fonctions, qui constitue la mémoire organique et consignée du producteur, et dont la valeur de preuve justifie sa conservation permanente.
Legs
Don consigné par testament.
Nord-Est ontarien
Aire géographique comprenant les districts civils de Parry Sound, Muskoka, Nipissing, Sudbury, Timiskaming, Manitoulin, Algoma, Cochrane, et la partie du district de Kenora située à l'est du 87o.
Prêt
Dépôt pour une période de temps déterminée, qui peut être renouvelé ou converti en don.
Principe du respect des fonds
Principe directeur archivistique aussi appelé principe de provenance selon lequel chaque document doit être conservé à l'intérieur du fonds d'archives dont il provient et, dans la mesure du possible à sa place d'origine, par opposition à un classement ou une classification par sujet.
Principe de provenance territoriale
Principe archivistique aussi appelé principe de territorialité qui stipule que les archives doivent être conservées à l'intérieur du territoire où elles ont été produites.
4.0 Mandat
Un des volets du mandat du service d'archives de l'Université est de conserver et promouvoir la mémoire de la communauté universitaire. Ainsi sont inclus les diverses composantes de l'administration universitaire et les individus œuvrant ou ayant oeuvré à l'université et ayant marqué son histoire.
En outre, conformément aux valeurs énoncées dans le plan stratégique de l'Université Laurentienne, les Archives participent à la conservation et à la promotion de la mémoire collective du Nord-Est de l'Ontario.
Enfin, le service d'archives doit rencontrer les besoins de l'enseignement et de la recherche en assurant l'accessibilité aux archives en sa possession.
Afin de respecter son mandat, le service d'archives en ce qui a trait à la mémoire collective de la communauté universitaire, acquiert et conserve la documentation archivistique qui témoigne de la mission, des activités, intérêts et réalisations de l'Université et des individus ou organismes et associations œuvrant ou ayant œuvré au sein de l'Université.
En ce qui a trait aux archives reliées à la mémoire collective du Nord-Est ontarien, le service d'archives, en s'appuyant sur les champs de recherche privilégiés dans la mission de l'institution, procède à une sélection systématique dans le temps et dans l'espace, acquiert et conserve les archives témoignant de façon significative des activités et intérêts de celle-ci. Ainsi, des fonds d'archives et collections provenant d'individus ou organismes, membres actifs ou ayant été membres et acteurs d’importance dans cette collectivité sont susceptibles d'être acquis.
Dans le cadre de ce mandat le service d'archives dessert d'abord les membres de la communauté universitaire, mais il offre les mêmes services aux chercheurs et chercheuses de l'extérieur, et à la population en général.
5.0 Étendue du mandat
Les Archives de l’Université acquièrent les archives non-institutionnelles de quelque nature que ce soit et sur quelque support que ce soit. Sont susceptibles d'être acquis des documents textuels, tels que correspondance, rapports, registres ou manuscrits littéraires ainsi que des documents filmiques, sonores et iconographiques tels que des photographies, des dessins, des affiches, des enregistrements sonores et des films et des vidéos.
Le centre d'archives n'acquiert pas de publications à l'exception des imprimés produits par l'université ou ses composantes. Les autres publications sont, règle générale, transférées à la bibliothèque de l'université.
Toutefois sont une exception à la règle les publications de la personne physique ou morale qui a créé le fonds d'archives en question, ou les publications annotées de façon significative et qui font partie du fonds d’archives.
Le service des archives de la bibliothèque J.N. Desmarais n’acquiert pas de documents architecturaux. Toute offre de don pour ce type de documents sera acheminée à l’École d’architecture de l’Université Laurentienne qui acquiert ces documents et les conservent dans ses archives.
À moins de raison spéciale ou contraignante, le service d'archives n'acquiert pas d'objets de nature muséologique. Cependant, pour un fonds d'archives donné, le centre d'archives peut conserver certaines pièces significatives de l'œuvre, des activités ou réalisations de son créateur, ou sa créatrice telles que des médailles, des plaques commémoratives ou honorifiques et autres artéfacts.
Les Archives de l ‘Université Laurentienne n’acquièrent pas les fonds d'archives de communautés autochtones (entendons ici des documents strictement produits par et pour les communautés autochtones) lorsque ceux-ci sont offerts par des tierces personnes ou des organisations. Toutefois, si la communauté autochtone concernée le désire, et après consultation avec elle seulement, les Archives peuvent accepter ces documents en dépôt le temps que la communauté soit en mesure d’en prendre possession.
6.0 Objectifs et principes
6.1 Objectifs
Pour rencontrer son mandat concernant les archives non-institutionnelles, le service d'archives se donne les objectifs suivants, mais non par ordre de priorité.
Compléter la mémoire organique et consignée nécessaire à la compréhension de la mission, des valeurs et principes fondateurs de l'Université; qui servent à l'interprétation de ses traditions, de ses orientations et de ses politiques, tant sur le plan administratif que sur celui de ses activités spécifiques.
Participer à la sauvegarde de la mémoire collective du Nord-Est ontarien en acquérant les documents qui traduisent et transmettent l'essence de la vie du Nord-Est ontarien, ses valeurs, ses traditions, ses réalisations, tant sur le plan sociologique que sur le plan culturel.
Appuyer l'enseignement et la recherche, principalement dans les domaines qu'entend privilégier l'Université.
6.2 Principes
Des objectifs du centre d'archives en matière d'acquisition d'archives non-institutionnelles, découlent des principes qui orientent les priorités, les champs et mécanismes d'acquisition.
L'acquisition se justifie d'abord et avant tout par la signification et la ou les valeurs de l'ensemble des documents d'archives, à la lumière de l'un ou l'autre des objectifs énoncés.
Toute acquisition est sujette à une réévaluation périodique par l’archiviste et le comité des archives, à la lumière des objectifs énoncés. Dans le cas d’un jugement de non pertinence et en tenant compte des conditions d'acquisition le cas échéant, le centre d'archives pourra se départir du fonds d'archives ou de la collection concernée.
Toute acquisition se fait dans le respect des législations touchant la pratique archivistique ontarienne et canadienne.
Toute acquisition doit provenir d'organismes ou individus offrant des documents du secteur privé. À moins d'exception et d'autorisation officielle des instances concernées, les archives n'acquièrent pas de documents d'organismes publics.
Toute acquisition se fait dans le respect des principes archivistiques tels que le principe de provenance et le principe de territorialité. Dans la mesure du possible, tout fractionnement de fonds d'archives est évité.
Toute acquisition se fait dans le respect des politiques d'acquisition des autres centres d'archives, notamment ceux de la région du Nord-Est ontarien.
Sont pris en considération la capacité de l'Université à rendre accessible le fonds d'archives ou la collection. Cette capacité dépend notamment de l'état de conservation, de la masse documentaire des conditions d'acquisition, des ressources financières, humaines et matérielles disponibles afin de permettre les opérations de traitement et de diffusion ainsi que d'assurer les conditions de conservation.
7.0 Champs d'intervention et priorités
7.1 Champs d'intervention
En matière d'acquisition d'archives non-institutionnelles, les fonds d’archives associés qui documentent l'histoire et les réalisations de l'Université, ainsi que les fonds d’archives non institutionnels reflétant la mémoire collective du Nord-Est ontarien sont les créneaux d’acquisition du service d’archives.
Les interventions du centre d’archives sont dans un premier temps dirigées par les ressources disponibles et sa capacité d’assurer la conservation et l’accès aux fonds d’archives.
De plus, en ce qui concerne le processus d’acquisition, le centre d’archives prend également en considération les créneaux d'activités inhérents à la région du Nord-Est ontarien et les besoins particuliers de la recherche et de l'enseignement.
Finalement, le service d’archives considérera l'acquisition de fonds d'archives et de collections archivistiques complémentaires à ceux déjà en sa possession, et qui permettent de répondre aux besoins de la recherche et de l'enseignement, notamment les thèmes sur les industries minières, l’éducation et la francophonie du nord de l'Ontario.
7.2 Priorités
Conséquemment aux champs d'interventions ci-haut mentionnés et dans le souci d’assurer la représentativité de la communauté du nord ontarien, les priorités d'acquisition se définissent comme suit, mais non par ordre de priorité :
Les fonds d’archives des associations et autres regroupements dont le lieu principal d'intervention a été le campus universitaire.
Les fonds d’archives du personnel enseignant et de recherche dont le rayonnement et la notoriété sont indéniables, qui ont marqué leur discipline respective, ou dont les travaux reflètent les pratiques d'enseignement et de recherche dans les diverses disciplines offertes à l'Université.
Les fonds d’archives des personnes ou organismes extérieurs à l'Université mais qui ont entretenu des liens étroits avec l'Université.
Les fonds d’archives traitant de la culture des francophones du Nord-Est ontarien, notamment, les regroupements de représentation et de défense des droits des francophones et d'expression culturelle.
Les fonds d’archives des différents groupes ethniques, de leurs associations ou regroupements.
Les fonds d’archives se rapportant aux diverses activités culturelles et sociales de la communauté du Nord-Est ontarien.
Les fonds d’archives traitant des relations de travail en général, et plus particulièrement concernant les industries minières.
Les fonds d’archives des industries minières et leurs divers champs d'activités.
Les fonds d’archives de personnalités politiques et militantes dont les actions ont eu un impact important.
Bien que les catégories d'archives qui précèdent constituent les priorités d'acquisition du centre d'archives en matière d'archives non-institutionnelles, d'autres fonds ou collections peuvent être acquises si la démonstration est faite qu'elles répondent aux besoins de l'enseignement et de la recherche, et si les ressources nécessaires à leur conservation et à leur mise en valeur sont disponibles.
8.0 Mécanismes d'acquisition
Les modes d'acquisition privilégiés sont le don et le legs. Cependant, l'Université peut en des circonstances particulières accepter des fonds d'archives ou des collections, en prêt ou encore avoir recours à l'achat. Dans tous les cas, les droits de propriété des archives à acquérir seront vérifiés.
Toute acquisition d'archives non-institutionnelles doit faire l'objet d'une entente prenant la forme d'une convention précisant les droits et obligations des deux parties.
9.0 Attributions et responsabilités
L'archiviste en chef supervise l'élaboration de la politique d'acquisition, voit à sa mise à jour et coordonne sa mise en application. Il ou elle établit les priorités d'intervention, approuve les critères et normes de sélection ainsi que les procédures qui leur sont reliées. L'archiviste planifie les acquisitions et négocie avec les propriétaires d'archives non-institutionnelles toutes les ententes nécessaires.
Le comité des archives conseille l'archiviste sur les divers aspects de la politique d'acquisition et de sa mise en application. Il étudie et donne son avis sur les projets d'acquisition qui lui sont soumis et fait des recommandations sur toute question concernant ce secteur d'activités.
Toute considération d’acquisition de fonds d’archives traitant de communautés autochtones ou encore provenant de communautés autochtones sera évaluée suivant les conseils du ’Cercle de gouvernance autochtone’ faisant partie du comité des archives.
Des comités d'acquisition ponctuels peuvent au besoin être mis sur pied pour conseiller l'archiviste universitaire sur les priorités d'acquisition dans une discipline donnée. Ces comités sont alors formés de spécialistes de la discipline concernée.
Le conseil de la bibliothèque et des archives approuve la politique d'acquisition des archives non- institutionnelles.
Le vice-recteur ou la vice-rectrice académique et Provost ainsi que le ou la Bibliothécaire en chef, sur la recommandation de l'archiviste et du comité des archives, approuvent et signent les contrats d'acquisition.
10.0 Conflits d'intérêts
Les membres du personnel de la bibliothèque et les membres du comité des archives qui désirent acquérir à des fins personnelles des documents couverts par la présente politique doivent au préalable obtenir autorisation écrite du comité des archives.
11.0 Autorité administrative d’approbation et historique
L'archiviste et le comité des archives examineront et réviseront cette politique tous les 4 ans.
Cette politique est approuvée
le 25 juin 1996 par le Comité des archives
le 27 juin 1996 par le Comité de la bibliothèque
- Révision de cette politique approuvée par le comité des archives en mai 2005
- Révision de cette politique approuvée par le comité des archives en juillet 2020
Une version PDF de la Politique d'acquisition des Archives de l'Université Laurentienne est également disponible.